PRESERVATION POLICY DER DREI ZENTRALEN FACHBIBLIOTHEKEN

Version 1 wurde veröffentlicht am 01.11.2014
Version 2 wurde veröffentlicht am 14.02.2017

Allgemeines 1.1.
Kooperation der drei Deutschen Zentralen Fachbibliotheken

Die drei Deutschen Zentralen Fachbibliotheken – die TIB (Leibniz-Informationszentrum Technik und Naturwissenschaften, Hannover), ZB MED (ZB MED - Informationszentrum Lebenswissenschaften, Köln/Bonn) und die ZBW (Leibniz-Informationszentrum Wirtschaft, Kiel/Hamburg) betreiben gemeinsam ein digitales Langzeitarchivierungssystem.

In der gemeinsamen Arbeitsgruppe „Digitale Langzeitarchivierung“ wird der operative Betrieb des LZA-Systems (Software Rosetta der Firma Ex Libris) gesteuert. Darüber hinaus erfolgt eine gemeinsame Interessensvertretung gegenüber Kooperationspartnern und Netzwerken im Bereich der digitalen Langzeitarchivierung (z.B. nestor, Open Preservation Foundation).

Es finden mehrmals jährlich Treffen der Arbeitsgruppe und außerdem regelmäßige Telefonkonferenzen statt.

Jede Partnerinstitution hat ergänzend zu dieser konsortialen Langzeitarchivierungspolicy eine institutionelle Policy ausgearbeitet (Preservation Policy der TIB, Preservation Policy der ZBW), die die konsortialen Langzeitarchivierungsstrategien in Bezug auf die institutionsspezifischen Gegebenheiten konkretisiert.

Darüber hinaus ist der Betrieb des gemeinsamen LZA-Systems schriftlich dokumentiert. Die Dokumentation geht auf alle Punkte ein, die das gesamte Konsortium betreffen, sie wird regelmäßig überarbeitet, angepasst und steht jederzeit allen mit der Langzeitarchivierung Beschäftigten zur Verfügung.

1.2. Gemeinsame Qualifizierungsmaßnahmen

Es finden bei Bedarf gemeinsame Qualifizierungsmaßnahmen statt, darunter die Teilnahme an Workshops, Schulungen und den kontinuierlichen Austausch, um den Betrieb des digitalen Langzeitarchivs und den Erhalt der digitalen Bestände zu gewährleisten. Die Partner engagieren sich auch gemeinsam in der deutschsprachigen Rosetta Anwendergruppe (DRAG) und der Rosetta User Group (RUG).

1.3. Finanzierung

Die Finanzierung des Langzeitarchivierungssystems und des hierfür zuständigen Personals erfolgt bei allen drei Partnern aus eigenen Mitteln, die fest im Jahresbudget der Kooperationspartner verankert sind. Die Kosten für den kooperativen Betrieb des Systems werden derzeit von allen drei Institutionen zu gleichen Teilen getragen.

Jeder Partner verfügt über ein eigenes Team, das fest in die Struktur und das Organigramm der Institution eingebunden ist. Lizenznehmer der Software Rosetta ist die TIB. Sie hat mit ihren Partnern ZB MED und ZBW Kooperationsvereinbarungen über die Nutzung und den Betrieb des LZA-Systems getroffen. Die TIB hostet, betreibt und administriert das LZA-System und stellt den Partnern den Zugang zur Verfügung.

2. Digitale Langzeitarchivierung

2.1. Zielgruppen

Die Langzeitarchivierung der digitalen Objekte orientiert sich an den jeweiligen Nutzergruppen der Bibliothek. Darüber hinaus gelten definierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den jeweiligen Institutionen als interne Nutzergruppen. Sowohl die internen als auch die externen Nutzergruppen werden in den institutionellen Policies von jeder Institution genauer definiert.

2.2. Verfügbarkeit und den Zugriff auf Daten

Die TIB stellt für die Partner den Zugriff auf das LZA-System und die darin enthaltenen Archivpakete sicher. Das LZA-System unterteilt sich dabei in ein Entwicklungssystem, ein Testsystem und ein Produktivsystem.

Die Bereitstellung der digitalen Objekte für externe Nutzergruppen liegt in der Verantwortung der Partner.

Erfolgt die Bereitstellung der digitalen Objekte für externe Nutzerinnen und Nutzer über ein anderes System als das LZA-System, verwaltet das LZA-System die entsprechenden Archiv-Dateien. Der Zugriff auf diese Daten erfolgt ausschließlich durch geschultes Personal. Das in Rosetta konfigurierte Rollen- und Rechtekonzept gewährleistet, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur Zugriff auf für sie autorisierte Bereiche haben.

Den Zugriff auf die Nutzungskopien kann perspektivisch auch das LZA-System gewährleisten.

2.3. Rechtliche Rahmenbedingungen

Die Berücksichtigung der rechtlichen Rahmenbedingungen bezüglich Datenschutz und Urheberrecht liegt in der Verantwortung der jeweiligen Partner. Die rechtlichen Rahmenbedingungen werden sowohl bei der Archivierung der Daten als auch beim Zugriff berücksichtigt.

Der Zugriff auf das Langzeitarchiv wird mit einem Rechte- und Rollenkonzept gesteuert. Sperr- und Schutzfristen können bei Bedarf eingerichtet werden.

2.4. Auswahlkriterien für das digitale Material

Die Auswahl der Materialien erfolgt auf institutioneller Ebene und entspricht dem jeweiligen Sammelauftrag bzw. Mandat der Institution.

Bei der Priorisierung für die Langzeitarchivierung werden neben dem Mandat auch Kriterien wie der Erhaltungszustand der Datenträger und Besonderheiten einzelner Teilbestände wie z.B. der Alleinbesitz innerhalb Deutschlands/Europas/weltweit berücksichtigt.

2.5. Aspekte der Sicherheit des digitalen Langzeitarchivs

Es werden im Rahmen der technischen Möglichkeiten Maßnahmen getroffen, um die Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit des digitalen Langzeitarchivs zu gewährleisten.

Diese richten sich nach gängigen Best Practice und Standards im Bereich der Langzeitarchivierung. Diese Maßnahmen werden regelmäßig evaluiert und die Dokumentation dieser steht jederzeit allen mit der Langzeitarchivierung Beschäftigten zur Verfügung.

2.6. Exit Strategie

Im Bedarfsfall ist es möglich, die digitalen Objekte mit allen Metadaten aus dem digitalen Archiv zu extrahieren und für eine Nutzung außerhalb des derzeit gemeinsam genutzten LZA-Systems bereitzustellen. Die Bereitstellung erfolgt unabhängig von der weiteren Nutzung. Der Aufbau der Datenstruktur für die Übergabe ist dokumentiert.

2.7. Erhaltungsmaßnahmen

Notwendige Erhaltungsmaßnahmen liegen in der Verantwortung der Partner. Dazu gehört die Wahrung der Integrität der Objekte (Objekte liegen unverändert vor) und die Authentizität (das Objekt ist, was es vorgibt zu sein und entspricht in seiner Darstellung dem Original). Ziel ist es, die Interpretierbarkeit der digitalen Objekte zu erhalten. Maßnahmen hierzu richten sich nach der derzeitigen Best Practice und werden stets überprüft und, wenn nötig, angepasst.

Es besteht kein Anspruch auf bestimmte Erhaltungsmaßnahmen. Das LZA-System stellt den Rahmen für Erhaltungsmaßnahmen zur Verfügung. Die Auswahl geeigneter Verfahren und der Einsatz und das Einbinden der dafür notwendigen Software liegen in der Verantwortung der Partner.

3. Review der LZA-Policy

Um stets die Aktualität dieses Dokuments gewährleisten zu können, wird es jährlichen Revisionen unterzogen und, wenn notwendig, angepasst und aktualisiert.