Preservation Policy der drei Zentralen Fachbibliotheken
Version 1 wurde veröffentlicht am 01.11.2014
Version 2 wurde veröffentlicht am 14.02.2017
Version 3 wurde veröffentlicht am 27.05.2019
1. Allgemeines
1.1. Kooperation der drei Deutschen Zentralen Fachbibliotheken
Die drei Deutschen Zentralen Fachbibliotheken – die TIB (Leibniz-Informationszentrum Technik und Naturwissenschaften, Hannover), ZB MED (ZB MED - Informationszentrum Lebenswissenschaften, Köln/Bonn) und die ZBW (Leibniz-Informationszentrum Wirtschaft, Kiel/Hamburg) betreiben gemeinsam ein digitales Langzeitarchivierungssystem.
In der gemeinsamen Arbeitsgruppe „Digitale Langzeitarchivierung“ wird der operative Betrieb des LZA-Systems (Software Rosetta der Firma Ex Libris) gesteuert. Darüber hinaus erfolgt eine gemeinsame Interessensvertretung gegenüber Kooperationspartnern und gemeinsames Netzwerken im Bereich der digitalen Langzeitarchivierung (zum Beispiel nestor, Open Preservation Foundation). Die Partner engagieren sich auch gemeinsam in der deutschsprachigen Rosetta Anwendergruppe (DRAG) und der Rosetta User Group (RUG).
Eine Tagung der Arbeitsgruppe, in welcher übergeordnete inhaltliche und strategische Fragen präsentiert und besprochen werden, findet einmal im Jahr statt. Darüber hinaus finden in festem Turnus regelmäßige Telefonkonferenzen zur Organisation der Zusammenarbeit und zum Informationsaustausch statt.
Jede Partnerinstitution hat ergänzend zu dieser konsortialen Langzeitarchivierungspolicy eine institutionelle Policy ausgearbeitet (Preservation Policy der TIB, Preservation Policy der ZBW, Preservation Policy von ZB MED), die die konsortialen Langzeitarchivierungsstrategien in Bezug auf die institutionsspezifischen Gegebenheiten konkretisiert.
1.2. Gemeinsame Qualifizierungsmaßnahmen
Es finden bei Bedarf gemeinsame Qualifizierungsmaßnahmen statt, darunter die Teilnahme an Workshops, Schulungen und der kontinuierliche Austausch, um den Betrieb des digitalen Langzeitarchivs sowie den Erhalt der digitalen Bestände zu gewährleisten und außerdem stets die eigenen Workflows der derzeitigen Best Practice der Community anzugleichen.
1.3. Finanzierung
Die Finanzierung des Langzeitarchivierungssystems und des hierfür zuständigen Personals erfolgt bei allen drei Partnern aus eigenen Mitteln, die fest im Jahresbudget der Kooperationspartner verankert sind. Die Kosten für den kooperativen Betrieb des Systems werden derzeit von allen drei Institutionen zu gleichen Teilen getragen.
1.4 Betrieb des digitalen Langzeitarchivs
Jeder Partner verfügt über ein eigenes Team, das fest in die Struktur und das Organigramm der Institution eingebunden ist. Lizenznehmer der Software Rosetta ist die TIB. Sie hat mit ihren Partnern ZB MED und ZBW Kooperationsvereinbarungen über die Nutzung und den Betrieb des LZA-Systems getroffen. Die TIB hostet, betreibt und administriert das LZA-System und stellt den Partnern den Zugang zur Verfügung.
Der Betrieb des gemeinsamen LZA-Systems ist schriftlich dokumentiert. Die Dokumentation geht auf alle Punkte ein, die das gesamte Konsortium betreffen, sie wird regelmäßig überarbeitet, angepasst und steht jederzeit allen mit der Langzeitarchivierung Beschäftigten zur Verfügung.
1.5 Zertifizierung
Die Durchführung von Zertifizierungsverfahren für die archivierten Bestände fällt in die Verantwortung der jeweiligen Institution. Die TIB stellt den Partnern die Dokumentation für die von der TIB gehosteten und administrierten Komponenten des LZA-Systems zur Verfügung.
2. Digitale Langzeitarchivierung
2.1. Zielgruppen
Die Langzeitarchivierung der digitalen Objekte orientiert sich an den jeweiligen Nutzendengruppen der Bibliothek. Darüber hinaus gelten definierte Mitarbeiter:innen in den jeweiligen Institutionen als interne Nutzendengruppen. Sowohl die internen als auch die externen Nutzendengruppen werden in den institutionellen Policies von jeder Institution genauer definiert.
2.2. Verfügbarkeit und den Zugriff auf Daten
Die TIB stellt für die Partner den Zugriff auf das LZA-System und die darin enthaltenen Archivpakete sicher. Das LZA-System unterteilt sich dabei in ein Entwicklungssystem, ein Testsystem und ein Produktivsystem.
Die Bereitstellung der digitalen Objekte für externe Nutzendengruppen liegt in der Verantwortung der Partner.
Die TIB stellt für die Partner den Zugriff auf das LZA-System und die darin enthaltenen Archivpakete sicher. Das LZA-System unterteilt sich dabei in ein Entwicklungssystem, ein Testsystem und ein Produktivsystem.
Die Bereitstellung der digitalen Objekte für externe Nutzendengruppen liegt in der Verantwortung der Partner.
Das LZA-System verwaltet die Archiv-Dateien, unabhängig davon, ob die Bereitstellung der digitalen Objekte für externe Nutzer:innen über ein anderes System als das LZA-System erfolgt. Der Zugriff auf die Archiv-Dateien erfolgt ausschließlich durch geschultes Personal. Das in Rosetta konfigurierte Rollen- und Rechtekonzept gewährleistet, dass Mitarbeiter:innen nur Zugriff auf für sie autorisierte Bereiche haben.
Den Zugriff auf die Nutzungskopien kann perspektivisch auch das LZA-System gewährleisten.
2.3. Rechtliche Rahmenbedingungen
Die Berücksichtigung der rechtlichen Rahmenbedingungen bezüglich Datenschutz und Urheberrecht liegt in der Verantwortung der jeweiligen Partner.
Die rechtlichen Rahmenbedingungen werden sowohl bei der Archivierung der Daten als auch beim Zugriff berücksichtigt.
Der Zugriff auf das Langzeitarchiv wird mit einem Rechte- und Rollenkonzept gesteuert. Sperr- und Schutzfristen können bei Bedarf eingerichtet werden.
2.4. Auswahlkriterien für das digitale Material
Die Auswahl der Materialien erfolgt auf institutioneller Ebene und entspricht dem jeweiligen Sammelauftrag bzw. Mandat der Institution.
Bei der Priorisierung für die Langzeitarchivierung werden neben dem Mandat auch Kriterien wie der Erhaltungszustand der Datenträger und Besonderheiten einzelner Teilbestände wie z.B. der Alleinbesitz innerhalb Deutschlands/Europas/weltweit berücksichtigt.
2.5. Aspekte der Sicherheit des digitalen Langzeitarchivs
Es werden im Rahmen der technischen Möglichkeiten Maßnahmen getroffen, um die Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit des digitalen Langzeitarchivs zu gewährleisten.
Diese richten sich nach gängigen Best Practice und Standards im Bereich der Langzeitarchivierung. Diese Maßnahmen werden regelmäßig evaluiert und die Dokumentation dieser steht jederzeit allen mit der Langzeitarchivierung Beschäftigten in den Partner-Organisationen zur Verfügung.
2.6. Exit Strategie
Im Bedarfsfall ist es möglich, die digitalen Objekte mit allen Metadaten aus dem digitalen Archiv zu extrahieren und für eine Nutzung außerhalb des derzeit gemeinsam genutzten LZA-Systems bereitzustellen. Die Bereitstellung erfolgt unabhängig von der weiteren Nutzung. Der Aufbau der Datenstruktur für die Übergabe ist dokumentiert.
2.7. Erhaltungsmaßnahmen
Notwendige Erhaltungsmaßnahmen liegen in der Verantwortung der Partner. Dazu gehört die Wahrung der Integrität der Objekte (Objekte liegen unverändert vor) und der Authentizität (das Objekt ist, was es vorgibt zu sein und entspricht in seiner Darstellung dem Original). Ziel ist es, die Interpretierbarkeit der digitalen Objekte zu erhalten. Maßnahmen hierzu richten sich nach der derzeitigen Best Practice und werden stets überprüft und, wenn nötig, angepasst.
Es besteht keine Verpflichtung zu bestimmten Erhaltungsmaßnahmen. Das LZA-System stellt den Rahmen für Erhaltungsmaßnahmen zur Verfügung. Die Auswahl geeigneter Verfahren, der Einsatz und das Einbinden der dafür notwendigen Software liegen in der Verantwortung der Partner.
3. Review der LZA-Policy
Um stets die Aktualität dieses Dokuments gewährleisten zu können, wird es jährlichen Revisionen unterzogen und, wenn notwendig, angepasst und aktualisiert.